Usługa wirtualnych biur polega na wynajmowaniu adresów do rejestracji firmy. Przedsiębiorcy zainteresowani rejestracją działalności pod adresem innym, niż domowy, mogą zgłosić się do operatora wirtualnego biura w celu wynajmu danej lokalizacji. Firma nie działa w niej fizycznie, lecz jest prowadzona z dowolnego miejsca - domu lub innego lokalu prywatnego. Z tej innowacyjnej formy outsourcingu obsługi biurowej korzysta coraz więcej przedsiębiorców. Czy warto?
Korzystne ze względu na koszty
Mikro przedsiębiorcy, freelancerzy i mobilni specjaliści - to przedstawiciele tych zawodów najczęściej decydują się na korzystanie z wirtualnego biura. Rejestracja działalności gospodarczej pod adresem wirtualnego biura daje pełną swobodę w zakresie zarządzania firmą. Biznes można prowadzić z domu, w podróży lub między wyjazdami służbowymi. Jednocześnie wszelka korespondencja urzędowa oraz pisma od kontrahentów trafiają pod stały adres firmy. Co więcej, prestiżowa lokalizacja przedsiębiorstwa pozytywnie oddziałuje na jego wizerunek. To jednak dopiero początek zalet wymienianych w kontekście korzystania z wirtualnych biur.
Ważnym walorem są także oszczędności, jakie generuje wynajem biura wirtualnego. Ostateczny koszt obsługi zależy od wybranego operatora oraz zakresu usługi, jednak ceny kształtują się znacznie poniżej kosztów za wynajem stacjonarnej placówki dla firmy. Swoje wirtualne biuro w Warszawie wynająć można już za kilkadziesiąt złotych miesięcznie. Podstawowy pakiet usługi obejmuje zwykle przesyłanie poczty do danego przedsiębiorcy, jednak pomoc ze strony operatora biura może być znacznie szersza.
Jakie usługi świadczą wirtualne biura?
Za dodatkową opłatą przedsiębiorca wynajmujący tanie wirtualne biuro może korzystać z szeregu usług dodatkowych. To między innymi udostępnienie sali konferencyjnej na czas spotkania z kontrahentami. Klienci firmy zarejestrowanej w biurowcu przyjmowani są w eleganckich pomieszczeniach z niezbędnym wyposażeniem. Można w ten sposób zadbać o profesjonalny wizerunek swojej firmy. Niekiedy przedsiębiorcom korzystającym z wirtualnych biur udostępnia się także indywidualne numery telefoniczne, czy wspiera w przechowywaniu dokumentów. Operatorzy wirtualnych biur oferują także pomoc w zarejestrowaniu firmy, prowadzeniu księgowości, czy tworzeniu biznesplanu. Przedsiębiorcy mają również możliwość skorzystania z pomocy prawnej oraz informatycznej.
W zależności od szerokości pakietu, wzrasta cena za wynajem biura. Nie zdarza się jednak, by comiesięczna opłata była wyższa, niż czynsz za wynajem stacjonarnej placówki dla firmy. Zwykle to właśnie cena jest czynnikiem decydującym o przewadze biur wirtualnych nad tradycyjnymi. Co z uwarunkowaniami prawnymi usługi? W Polsce funkcjonowanie wirtualnych biur jest zgodne z prawem, zatem osoby prowadzące biznes mogą skorzystać z usługi podczas rejestracji swojej firmy. Wynajęty adres może służyć im nie tylko do korespondencji z klientami, ale także z urzędami.
