Cztery sprawy utknęły w USC Świdnicy. Przepisy nie nadążają za zmianą

W świdnickim Urzędzie Stanu Cywilnego cztery wnioski o transkrypcję zagranicznych aktów małżeństwa natrafiły na barierę, której nie da się przeskoczyć samą decyzją urzędnika. Dwie sprawy zostały zawieszone, jedna wymaga uzupełnienia dokumentów, a czwarta czeka na dalszy ruch po stronie prawa. Urząd przekonuje, że przy obecnym stanie przepisów i systemu rejestracji nie ma gotowej ścieżki, by takie akty wpisać bez ryzyka błędu.

• Cztery wnioski i trzy różne przeszkody
• Dlaczego transkrypcja nie mieści się w obecnym systemie
• Ministerstwo szykuje zmianę, a Świdnica odsyła do urzędu

Cztery wnioski i trzy różne przeszkody

W Świdnicy chodzi o transkrypcję zagranicznych aktów małżeństwa osób tej samej płci. Z czterech zarejestrowanych wniosków dwa zostały zawieszone – dotyczy to ślubów zawartych poza Unią Europejską, w Honolulu i w Wielkiej Brytanii. W kolejnej sprawie urząd wezwał wnioskodawców do uzupełnienia braków formalnych, bo zabrakło tłumaczenia wykonanego przez tłumacza przysięgłego. Czwarty wniosek nadal jest rozpatrywany, a sami wnioskodawcy poprosili o zawieszenie postępowania do czasu wejścia w życie rozporządzenia.

Dla osób, które śledzą podobne sprawy, to ważny sygnał: postępowania nie blokuje jeden urzędowy gest, lecz kilka równoległych problemów – formalnych, technicznych i prawnych. Każdy z tych wniosków znajduje się więc w innym miejscu procedury, ale wszystkie odbijają się od tego samego pytania o to, jak polski system ma obsłużyć takie akty.

Dlaczego transkrypcja nie mieści się w obecnym systemie

Urząd Stanu Cywilnego w Świdnicy wskazuje, że obecne przepisy krajowe nie przewidują gotowej procedury ani technicznej obsługi transkrypcji aktów małżeństwa osób tej samej płci. Sam mechanizm transkrypcji polega na wiernym i literalnym przeniesieniu treści zagranicznego dokumentu do polskiego rejestru stanu cywilnego. Bez zmian w systemie i w prawie, jak podkreśla urząd, nie da się tego zrobić w sposób poprawny.

To nie jest jedynie spór o formularz. W tle znajduje się konstrukcja całego rejestru stanu cywilnego, który – jak wynika z informacji urzędu – został zbudowany pod określony model danych i nie daje dziś narzędzi do bezbłędnego odwzorowania takich aktów. Problem widać szczególnie wyraźnie tam, gdzie literalny zapis dokumentu miałby prowadzić do danych niezgodnych z rzeczywistością, na przykład do wpisania mężczyzny jako żony albo kobiety jako męża. Taki wpis nie rozwiązywałby sprawy, lecz tworzyłby nowy chaos w aktach.

Ministerstwo szykuje zmianę, a Świdnica odsyła do urzędu

W tle tej sprawy pojawia się też ruch po stronie administracji centralnej. Ministerstwo Cyfryzacji przygotowało 13 maja 2026 r. projekt rozporządzenia zmieniającego wzory dokumentów wydawanych w rejestracji stanu cywilnego. Jak wynika z informacji urzędu, nowe rozwiązania mają dostosować wzory do kierunku wyznaczanego przez orzecznictwo sądów administracyjnych. Planowany termin wejścia w życie to trzy miesiące od ogłoszenia, bo wcześniej trzeba jeszcze wykonać niezbędne prace programistyczne w rejestrze.

To ważne również z miejskiej perspektywy. Bez spójnej nowelizacji i zmian w systemach teleinformatycznych kierownicy urzędów stanu cywilnego nie dostaną narzędzi, które pozwolą im działać jednolicie w całym kraju. A dopóki to się nie stanie, urząd w Świdnicy prosi o kontakt bezpośredni w sprawie aktualnego stanu postępowań.

• USC Świdnica – 74 856 29 15

na podstawie: UM Świdnica.